Основни грешки в Microsoft Excel и как се поправят

Posted by
/ / Leave a comment

Ако познаваме видовете грешки в Microsoft Excel и начина, по който те се получават, няма да имаме проблем с тях и ще може лесно и бързо да ги коригираме. Реших да напиша тази статия, защото смятам, че много голяма част от нас – потребителите на Microsoft Excel, често се чудим какво сбърках сега и какво означават тези странни съкращения, които се изписват на екрана, когато не правим нещата както трябва. Това е  списък с някои по-често срещани грешки в Microsoft Excel и начина за получаването им и съответно за поправянето им.

# VALUE

Това е една от класическите грешки в Microsoft Excel и означава, че формулата, която сме написали, използва за изчислението си текстова клетка. На Фигура 1 ясно се вижда, че клетка А2 е текстова, тъй като по подразбиране е подравнена в ляво.

Фигура 1

Резултатът от това изчисление е показан на Фигура 2:

value

Фигура 2

Решението:

Ако получите такъв резултат, то вероятно, някоя от стойностите в клетките се подразбира като текстова.

За да прецените бързо и лесно коя по-точно е текстовата клетка:

  1. Маркирайте цялата колона
  2. Изключете бутоните за подравняване 

  3. Огледайте коя от клетките е ляво подравнена и коригирайте. (в зависимост от типа на клетката има различни начини за корекция, които не са предмет на тази статия)

# NAME

Друга стандартна грешка е #NAME. Такава грешка получаваме, когато името на функцията или аргумента не е коректно зададен. Пример за неправилно задаване на име на функция е показан на Фигура 3

Фигура 3

Резултатът е Фигура 4:

Фигура 4

Пример за неправилно зададен аргумент, в който липсва номер на реда за края на област – Фигура 5:

Фигура 5

Резултат Фигура 6:

Фигура 6

Решението:

В случай, че получите такава грешка, то вероятно липсва част от името на функцията или част от входните данни за нея. Огледайте в лентата за формули какво не сте добавили и го добавете.

#N/A (Not Available)

На Фигура 7, в колони А и В има въведена база данни, която съдържа номер и име на курс. С помощта на функцията VLOOKUP, търсим курс с номер 4, както се вижда в колони D и E. Резултатът, който връща функцията е грешка N/A, защото курс с такъв номер не съществува.

Фигура 7

Ако използвате често функцията VLOOKUP, то няма начин да не сте срещали грешка от вида #N/A. Тази грешка се показва в случай, че търсената стойност не е намерена или критерия за търсене не е зададен правилно. Фигура 8:

Фигура 8

Решението:

Ако получите такъв резултат, то може да предпочетете да не се показва тази грешка, за да може по-късно да използвате този резултат за нещо друго. За целта ще използваме една комбинация от вложени функции.

1. Въвеждаме функцията VLOOKUP

2. Копираме я от лентата за формули (в следващия ред само поставяме копираната формула)

3. Използваме IF и ISERROR: 

В превод на горната формула: Ако намериш грешка в резултата от функцията VLOOKUP,то остави клетката празна, в противен случай, запиши резултата от функцията VLOOKUP

=IF(ISERROR(VLOOKUP(вашите данни));““;VLOOKUP(вашите данни))

ПС: 1. В Microsoft Excel има няколко функции, които проверяват за грешки, но само функцията ISERROR търси за грешка както от вида N/A, така и за другите видове грешки. От версия Excel 2007, тази функция може да бъде заменена с IFERROR

      2. В зависимост от настройките на вашия компютър, може да се наложи да използвате знак за разделител запетая (,), вместо знак за разделител точка и запетая (;), както е показано в примера.

#REF!

Това е друга често срещана грешка в Microsoft Excel. Ако разберем как се получава, то бихме били по-внимателни, за да не се стига до нея. Случаите, в които може да получим такава грешка са:

1. Клетките, които са използвани във формула са преместени или изтрити. Тук е изключително важно да се разбере, че не става дума за съдържанието на клетката (като стойност), а за самата клетка със съответния си адрес.

2. Самата формула е копирана на друго място и губи адреса на клетките, които участват в нея.

На Фигура 9 е използвана обикновена формула, която събира и получения резултат се умножава с клетка В5.

Фигура 9

Ако инцидентно се изтрие клетка В5, не само съдържанието, а цялата клетка: Фигура 10

Фигура 10

то резултатът ще бъде грешка от типа #REF!: Фигура 11

Фигура 11

Решението:

1. Добре е тази грешка да се открие веднага при получаването и може да се използва команда UNDO (макар, че аз лично не я предпочитам 🙂 )

2. Формулата трябва да се пренапише.

#DIV/0

Тази грешка е също доста популярна, но за разлика от #REF! и другите разгледани функции се коригира много по-лесно. Самата грешка означава, че използваме празна клетка или клетка със стойност нула, на която се опитваме да делим, показано на Фигура 12.

Фигура 12

Резултатът от тази формула е показан на Фигура 13:

Фигура 13

Решението:

Открийте празната клетка и коригирайте в лентата за формули.

 

Още публикации по темата: