Как да подчертаем междинните суми (subtotals) в Microsoft Excel

Posted by
/ / Leave a comment

Често се налага да се изчисляват различни данни на база определен критерий. Един от начините, който може да се използва е чрез междинни суми. Създаването на междинни суми не е предмет на тази статия, но често са ме питали как да откроят междинните суми, така, че да се виждат по-лесно. На Фигура 1 се виждат междинните суми по отделните клонове, но много по добре би било те да се открояват, както е показано на Фигура 2.

 

 

 Figure 1 – Междинни суми без форматиране

 

 

 Figure 2 – Форматирани междинни суми

Най-лекия и бърз начин е да се използва бутона Format Painter  . Ето как:

    1. Маркира се колоната с критерия (в показания пример това е колона А с различните градове) 
    2. Активира се бутона Format Painter 
    3. Маркира се колоната с междинните суми (в показания пример това е колона D с различните продажби) 

 

Това е бърз и удобен метод ако имате само едно ниво междинни суми. Ако обаче имате повече от едно ниво (повече от един критерий), тогава ще трябва да се използва друг метод за форматиране.

 

Figure 3 – Форматирани междинни суми по различните клонове и по продажбите на различните марки в отделните клонове.

Този ефект може да се постигне чрез Условно форматиране.

Отваря се прозореца Conditional Formatting.

  • За версия Excel 2007/2010
  1.  Избира се Home – > Conditional Formatting – >New Rule
  2. Избира се Use A formula to determine which cells to format
  3. В полето се въвежда =RIGHT($A1,5)=”Total” ‘Това показва на Excel да търси в колона А къде се среща думата „Total” в последните 5 символа от текстовия низ
  4. Избира се бутон Format и се задава желаното форматиране.

За да се добави форматиране за следващите критерии се избира Home – > Conditional Formatting – >Manage Rule. Избира се бутон New Rule и се повтаря процедурата от точка 2.

  • За версия Excel 97/2003
  1. Избира се Format – > Conditional Formatting
  2. Вместо Cell value is се избира Formula Is
  3. В полето се въвежда =RIGHT($A1,5)=”Total” ‘Това показва на Excel да търси в колона А къде се среща думата „Total” в последните 5 символа от текстовия низ
  4. Избира се бутон Format и се задава желаното форматиране.

За да се добави форматиране за следващите критерии се избира Format – > Conditional Formatting. Избира се бутон Add и се повтаря процедурата от точка 2.

Друг бърз и лесен начин е да се минимизират само междинните суми (Да се виждат само Subtotals), да се селектират само видимите клетки и да се приложи форматиране върху всички тях. Селектирането на видимите клетки става от  прозореца GoTo, който може да отворите с Ctrl+H. Избира се бутон Special и се активира Visible Cells Only. Така маркирани може да приложите форматиране, но то ще бъде еднакво върху различните нива.

Още публикации по темата: