Как Microsoft Excel чете въведените данни

Posted by
/ / Leave a comment

Кратък урок за начинаещи.

Ако се занимавате отскоро с Microsoft Excel, а може и да сте дългогодишен потребител, най-вероятно не сте обръщали внимание на това как реално се четат данните. Това е едно от най-важните неща, с което трябва да започнете.

Фигура 1:

figure1

По подразбиране, когато въвеждате текст (текстови данни), той се подравнява в ляво на клетката.
По подразбиране, когато въвеждате числа (числови данни), те се подравняват в дясно на клетката.

Още при въвеждането на данни, трябва да са изключени бутоните за подравняване, за да може лесно да се установи как данните се интерпретират от Excel.

Фигура 2:

figure2

На Фигура 3 е изобразено как Excel разбира дали обработва текст или числа. В клетка А1 е въведено 10,5. В клетка А2 е въведено 10.5. За Excel , данните в клетка А1 се интерпретират като текст. Единствения начин да разберем това е да видим дали въведеното число е подравнено в дясно или ляво. Тъй като бутоните за подравняване са изключени, а т.нар. число 10,5 все още е в ляво, това означава, че данните се разбират като текст и с тях не могат да се извършват изчисления, нито да им се променя форматирането.

Фигура 3:

figure3

Обикновено, когато се обработват данни (например събират), които изглеждат като числа, Excel показва грешка като тази от Фигура 4. Показаната грешка означава, че се калкулират текстови данни.

Фигура 4:

figure4

Десетична точка или Десетична запетая:

Дали да използваме десетична точка или десетична запетая зависи само от системните настройки на компютъра. Например: Ако използвате български настройки на компютъра си, то разделителя за дробната част по подразбиране е десетична запетая. Ако използвате американски настройки, то разделителя е десетична точка. Няма универсално правило, което да казва: Винаги използвай десетична точка (десетична запетая), за да се чете като числов тип данни.

Допълнителни настройки:

Има начин сами да решите какъв разделител за дробната част да използвате. Това се постига чрез допълнителни настройки. На фигура 4 в прозорец Excel Options от меню File (за Excel 2010/ 2013). За Excel 2007 – Офис бутон -> Excel Options, за Excel 2003 и по стари версии – Tools -> Options – International. За да приложите направените настройки, затворете и отворете отново Excel:

Фигура 5:

figure5

Нещо от практиката:

Вече много компании ползват пригоден за своите нужди софтуер, който служи за въвеждане на необходимата им информация. Много често се налага въведените вече данни да се дообработват в Excel. За целта се създава файл на Excel, чрез който се анализират въведените данни. Един основен проблем, който възниква е коректното четене на данните от страна на Excel.

Как да разберем:

За да сте сигурни, че данните се интерпретират правилно:

1. Маркирайте колоните с числови данни
2. Изключете бутоните за подравняване.
3. Разширете колоните достатъчно, така че да се вижда лесно как са подравнени данните в тях.
4. Коригирайте данните, които се интерпретират като текстови, ако смятате да правите изчисления или искате да форматирате.

Как да превърнем текстовите данни в числови?

И тук няма утвърдено правило, което да решава универсално проблема. Направете едно от изброените по-долу:

Ако данните са дробни числа:

• Опитайте да промените разделителя от десетична точка в десетична запетая, като използвате прозореца от Фигура 6, който може да извикате, чрез клавишна комбинация Ctrl+H.

Фигура 6:

figure6

ИЛИ:
• Променете регионалните настройки на компютъра.

ИЛИ:
• Използвайте настройките в прозореца Options, който споменахме по-горе, за да изключите използването на системните настройки на компютъра.

ИЛИ:
• Маркирайте колоната с дробни числа и използвайте прозореца Text To Column от Data, като следвате следните инструкции:
1. с бутон Next преминете до стъпка 3 от 3
2. Уверете се, че колоната, която искате да конвертирате е избрана
3. Избере бутон Advanced
4. От падащата стрелка посочете знака, който виждате да се използва във файла.

Фигура 7:

figure8

Ако данните са цели числа:

Figura8

Изберете клетките, които се четат като текст. От малката икона с удивителен знак, изберете падащата стрелка и маркирайте командата Convert to Number.

В заключение: Голяма част от данните, които импортираме в Excel и се четат като текстови, не е необходимо да ги конвертираме в числови. Ако с тези текстови данни няма да се извършват калкулации, може да ги оставим, без да ги превръщаме в числови.

Още публикации по темата: