Microsoft обучениe и професионални IT консултации за всеки бизнес

Кратък урок за начинаещи

Ако се занимавате отскоро с Microsoft Excel, а може и да сте дългогодишен потребител, най-вероятно не сте обръщали внимание на това как реално се четат данните. Това е едно от най-важните неща, с което трябва да започнете.

Фигура 1:

figure1

По подразбиране, когато въвеждате текст (текстови данни), той се подравнява в ляво на клетката.
По подразбиране, когато въвеждате числа (числови данни), те се подравняват в дясно на клетката.

Още при въвеждането на данни, трябва да са изключени бутоните за подравняване, за да може лесно да се установи как данните се интерпретират от Excel.

Фигура 2:

figure2

На Фигура 3 е изобразено как Excel разбира дали обработва текст или числа. В клетка А1 е въведено 10,5. В клетка А2 е въведено 10.5. За Excel , данните в клетка А1 се интерпретират като текст. Единствения начин да разберем това е да видим дали въведеното число е подравнено в дясно или ляво. Тъй като бутоните за подравняване са изключени, а т.нар. число 10,5 все още е в ляво, това означава, че данните се разбират като текст и с тях не могат да се извършват изчисления, нито да им се променя форматирането.

Фигура 3:

figure3

Обикновено, когато се обработват данни (например събират), които изглеждат като числа, Excel показва грешка като тази от Фигура 4. Показаната грешка означава, че се калкулират текстови данни.

Фигура 4:

figure4

Десетична точка или Десетична запетая:

Дали да използваме десетична точка или десетична запетая зависи само от системните настройки на компютъра. Например: Ако използвате български настройки на компютъра си, то разделителя за дробната част по подразбиране е десетична запетая. Ако използвате американски настройки, то разделителя е десетична точка. Няма универсално правило, което да казва: Винаги използвай десетична точка (десетична запетая), за да се чете като числов тип данни.

Допълнителни настройки:

Има начин сами да решите какъв разделител за дробната част да използвате. Това се постига чрез допълнителни настройки. На фигура 4 в прозорец Excel Options от меню File (за Excel 2010/ 2013). За Excel 2007 – Офис бутон -> Excel Options, за Excel 2003 и по стари версии – Tools -> Options – International. За да приложите направените настройки, затворете и отворете отново Excel:

Фигура 5:

figure5

Нещо от практиката:

Вече много компании ползват пригоден за своите нужди софтуер, който служи за въвеждане на необходимата им информация. Много често се налага въведените вече данни да се дообработват в Excel. За целта се създава файл на Excel, чрез който се анализират въведените данни. Един основен проблем, който възниква е коректното четене на данните от страна на Excel.

Как да разберем:

За да сте сигурни, че данните се интерпретират правилно:

1. Маркирайте колоните с числови данни
2. Изключете бутоните за подравняване.
3. Разширете колоните достатъчно, така че да се вижда лесно как са подравнени данните в тях.
4. Коригирайте данните, които се интерпретират като текстови, ако смятате да правите изчисления или искате да форматирате.

Как да превърнем текстовите данни в числови?

И тук няма утвърдено правило, което да решава универсално проблема. Направете едно от изброените по-долу:

Ако данните са дробни числа:

• Опитайте да промените разделителя от десетична точка в десетична запетая, като използвате прозореца от Фигура 6, който може да извикате, чрез клавишна комбинация Ctrl+H.

Фигура 6:

figure6

ИЛИ:
• Променете регионалните настройки на компютъра.

ИЛИ:
• Използвайте настройките в прозореца Options, който споменахме по-горе, за да изключите използването на системните настройки на компютъра.

ИЛИ:
• Маркирайте колоната с дробни числа и използвайте прозореца Text To Column от Data, като следвате следните инструкции:
1. с бутон Next преминете до стъпка 3 от 3
2. Уверете се, че колоната, която искате да конвертирате е избрана
3. Избере бутон Advanced
4. От падащата стрелка посочете знака, който виждате да се използва във файла.

Фигура 7:

figure8

Ако данните са цели числа:

Figura8

Изберете клетките, които се четат като текст. От малката икона с удивителен знак, изберете падащата стрелка и маркирайте командата Convert to Number.

В заключение: Голяма част от данните, които импортираме в Excel и се четат като текстови, не е необходимо да ги конвертираме в числови. Ако с тези текстови данни няма да се извършват калкулации, може да ги оставим, без да ги превръщаме в числови.

ITraining
Privacy Overview

This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognising you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.