Microsoft обучениe и професионални IT консултации за всеки бизнес

 

Наскоро имахме запитване за формула в Microsoft Excel, която да изчислява трудовия стаж на служителите в дадена компания или организация.

Най-практичният начин е да се използва функцията DATEDIF. Една от малкото недокументирани функции в Excel, и тъй като е „скрита“, няма да я намерите в раздел Formula, нито ще можете да я изберете от падащия списък при опит за въвеждане.

Автор: Валентина Стефанова – сертифициран Microsoft Office Specialist

valentina-stefanovaВалентина Стефанова е  Trainer в ITraining.

Тя е сертифициран Microsoft Office Specialist (MOS) и е инструктор по най-популярните продукти в Office пакета – Excel, Word, PowerPoint и Outlook.

Личният й преподавателски подход към курсистите помага за по-лесното усвояване на материала и овладяване на тънкостите на офис приложенията, независимо дали става въпрос за версия 2003 или 2016, за ниво начинаещи или напреднали.

 

 

Фиг. 1

Фиг. 1

DATEDIF – Приложение

Функцията Datedif изчислява разликата между две дати в дни, месеци или години и може да се използва при:

  • Изчисляване на трудов стаж
  • Изчисляване продължителност на проект
  • Изчисляване на точна възраст

Синтаксис

=DATEDIF(Date1, Date2, Interval)

Date1Дата 1;

Date2 – втора дата, която задължително е по-късна от Дата 1;

Interval – параметър, който определя крайния резултат. Този аргумент може да приема следните стойности:

СтойностЗначениеОписание
mМесеци (Months)Пълният брой месеци между двете дати.
dДни (Days)Пълният брой дни между двете дати
yГодини (Years)Пълният брой години между двете дати.
ymМесеци изключат се години (Months Excluding Years)Разликата между двете дати в месеци, изключвайки дни и години.
ydДни изключват се годините (Days Excluding Years)Разликата между двете дати в дни, изключвайки години.
mdДни, изключват се години и месеци (Days Excluding Years And Months)Разликата между двете дати в дни, изключвайки месеци и години.

Таблица 1

Начин за въвеждане на функцията

Както споменахме в началото, функцията е “скрита“ и не бихте могли да я намерите в списъка с всички функции:

Фиг. 2

Фиг. 2

 

Нито може да се избере при опит за въвеждане:

Фиг. 3

Фиг. 3

 

Затова, следвайте стъпките:

  • Първо избере клетката, в която трябва да е резултът;
  • Въведете знак „=“, цялото име на функцията DATEDIF с отворена кръгла скоба “(“.
fig4

Фиг. 4

  • Въведете аргументите. При работа с дати е добре датите да са въведени в отделни клетки. Уверете се, че Excel да ги разпознава като дати и са подравнени в дясно.(вижте тази статия).
Фиг. 5

Фиг. 5

Последният аргумент се въвежда в кавички!

 

Изчисляване на трудов стаж с помощта на DATEDIF

За да изчислим трудовия стаж е необходимо да намерим колко дни, месеци и години има между две дати.

Фиг. 6

Фиг. 6

На фиг. 6 е показана примерна таблица с трима служители, които са постъпили на работа в различни дати и са напуснали в един и същи ден.

За да изчислим дните между двете дати (колона D) използваме Datedif, като за последен аргумент използваме „md“. Така като резултат имаме разликата между дните, изключвайки месеци и години.

За броя на месеците (колона E) ще използваме „ym”:

Фиг. 8

Фиг. 8

Така получаваме само разликата в месеците, все едно те са в една година.

За годините (колона F) стойността на последния аргумент ще бъде „y“:

Фиг. 9

Фиг. 9

Тези три отделни функции биха могли да се обединят в една.

За тази цел се използва текстовата функция Concatenate. (Вижте тази статия).

 

Datedif & Concatenate

Тази функция ще „слепи“ стойностите за години месеци и дни заедно с текста към тях както е показано на фиг. 10.

Фиг. 10

Фиг. 10

 

За първи аргумент на Concatenate поставяме този Datedif, които изчислява разликата в годините. Вторият аргумент ще е думата „години“ в кавички.

Фиг. 11

Фиг. 11

 

Сложете интервал пред и след думата в кавичките,за да я отделите от стойността.

Без интервали преди и след думата:

Фиг. 12

Фиг. 12

 

С интервали преди и след думата:

Фиг. 13

Фиг. 13

 

За трети аргумент на Concatenate се поставя Datedif, с която изчислява разликата между двете дати в месеци, изключвайки дни и години „ym”. И така за всички останали аргументи.

 

Примери

Фиг. 14

Фиг. 14

 

Възможни грешки:

#NUM! Error – Ако Date1 е по-късна дата от Date2;

Ако последния аргумент не е коректно зададен;

#VALUE Error – Ако Date1 или Date2 не са разпознати от Excel като дата.

Какво трябва запомним?

DATEDIF намира разликата между две дати в дни, месеци и години. Може да се използва за изчисление на трудов стаж, точна възраст и продължителност на проекти.

Не може да се намери в списъка с функции на Excel, за това трябва да я записваме внимателно. Състои се от 3 аргумента: дата1, дата2 (която задължително е по-късна от дата1) и интервал. Последният аргумент (интервал) работи със строго определени стойности, описани в Таблица 1.

 

 

Прочетете още:

Още публикации по темата: