Наскоро имахме запитване за формула в Microsoft Excel, която да изчислява трудовия стаж на служителите в дадена компания или организация.
Най-практичният начин е да се използва функцията DATEDIF. Една от малкото недокументирани функции в Excel, и тъй като е „скрита“, няма да я намерите в раздел Formula, нито ще можете да я изберете от падащия списък при опит за въвеждане.
Автор: Валентина Стефанова – сертифициран Microsoft Office Specialist
 | Валентина Стефанова е Trainer в ITraining. Тя е сертифициран Microsoft Office Specialist (MOS) и е инструктор по най-популярните продукти в Office пакета – Excel, Word, PowerPoint и Outlook. Личният й преподавателски подход към курсистите помага за по-лесното усвояване на материала и овладяване на тънкостите на офис приложенията, независимо дали става въпрос за версия 2003 или 2016, за ниво начинаещи или напреднали. |
Фиг. 1
DATEDIF – Приложение
Функцията Datedif изчислява разликата между две дати в дни, месеци или години и може да се използва при:
- Изчисляване на трудов стаж
- Изчисляване продължителност на проект
- Изчисляване на точна възраст
Синтаксис
=DATEDIF(Date1, Date2, Interval)
Date1 – Дата 1;
Date2 – втора дата, която задължително е по-късна от Дата 1;
Interval – параметър, който определя крайния резултат. Този аргумент може да приема следните стойности:
| Стойност | Значение | Описание |
| m | Месеци (Months) | Пълният брой месеци между двете дати. |
| d | Дни (Days) | Пълният брой дни между двете дати |
| y | Години (Years) | Пълният брой години между двете дати. |
| ym | Месеци изключат се години (Months Excluding Years) | Разликата между двете дати в месеци, изключвайки дни и години. |
| yd | Дни изключват се годините (Days Excluding Years) | Разликата между двете дати в дни, изключвайки години. |
| md | Дни, изключват се години и месеци (Days Excluding Years And Months) | Разликата между двете дати в дни, изключвайки месеци и години. |
Таблица 1
Начин за въвеждане на функцията
Както споменахме в началото, функцията е “скрита“ и не бихте могли да я намерите в списъка с всички функции:
Фиг. 2
Нито може да се избере при опит за въвеждане:
Фиг. 3
Затова, следвайте стъпките:
- Първо избере клетката, в която трябва да е резултът;
- Въведете знак „=“, цялото име на функцията DATEDIF с отворена кръгла скоба “(“.
Фиг. 4
- Въведете аргументите. При работа с дати е добре датите да са въведени в отделни клетки. Уверете се, че Excel да ги разпознава като дати и са подравнени в дясно.(вижте тази статия).
Фиг. 5
Последният аргумент се въвежда в кавички!
Изчисляване на трудов стаж с помощта на DATEDIF
За да изчислим трудовия стаж е необходимо да намерим колко дни, месеци и години има между две дати.
Фиг. 6
На фиг. 6 е показана примерна таблица с трима служители, които са постъпили на работа в различни дати и са напуснали в един и същи ден.
За да изчислим дните между двете дати (колона D) използваме Datedif, като за последен аргумент използваме „md“. Така като резултат имаме разликата между дните, изключвайки месеци и години.
Фиг. 7
За броя на месеците (колона E) ще използваме „ym”:
Фиг. 8
Така получаваме само разликата в месеците, все едно те са в една година.
За годините (колона F) стойността на последния аргумент ще бъде „y“:
Фиг. 9
Тези три отделни функции биха могли да се обединят в една.
За тази цел се използва текстовата функция Concatenate. (Вижте тази статия).
Datedif & Concatenate
Тази функция ще „слепи“ стойностите за години месеци и дни заедно с текста към тях както е показано на фиг. 10.
Фиг. 10
За първи аргумент на Concatenate поставяме този Datedif, които изчислява разликата в годините. Вторият аргумент ще е думата „години“ в кавички.
Фиг. 11
Сложете интервал пред и след думата в кавичките,за да я отделите от стойността.
Без интервали преди и след думата:
Фиг. 12
С интервали преди и след думата:
Фиг. 13
За трети аргумент на Concatenate се поставя Datedif, с която изчислява разликата между двете дати в месеци, изключвайки дни и години „ym”. И така за всички останали аргументи.
Примери
Фиг. 14
Възможни грешки:
#NUM! Error – Ако Date1 е по-късна дата от Date2;
Ако последния аргумент не е коректно зададен;
#VALUE Error – Ако Date1 или Date2 не са разпознати от Excel като дата.
Какво трябва запомним?
DATEDIF намира разликата между две дати в дни, месеци и години. Може да се използва за изчисление на трудов стаж, точна възраст и продължителност на проекти.
Не може да се намери в списъка с функции на Excel, за това трябва да я записваме внимателно. Състои се от 3 аргумента: дата1, дата2 (която задължително е по-късна от дата1) и интервал. Последният аргумент (интервал) работи със строго определени стойности, описани в Таблица 1.
