Условно форматиране в Microsoft Excel – едно полезно приложение на този инструмент

Posted by
/ / Leave a comment

Много от нас познават условното форматиране (conditional formatting) в Майкрософт Ексел като инструмент, който помага да оцветим клетките на базата на дадено условие. В тази статия ще разгледам един бизнес случай, който може лесно да се реши с помощта на условно форматиране.
Наскоро мой клиент ме попита, как може да се оцвети най-ниската цена, предлагана от даден доставчик и най-високата.

условно форматиране ексел

В показаната таблица виждаме различни продукти с техните единични цени, предлагани от 4 различни доставчика. Имаме възможност да поръчаме различните продукти от различните доставчици, като условието е най-ниска цена. Така например Продукт 1, Продукт 2 и Продукт 3, ще поръчаме от Доставчик 4, но Продукт 4, ще поръчаме от Доставчик 1. Таблицата разполага с 220 продукта и ще бъде много трудоемко, ако ги сравняваме ред по ред.
Тук е много удобно да използваме условно форматиране, за да покажем най-ниска цена. Ето как:

1. Маркираме единичните цени за Продукт 1.
2. Conditional Formating->Top/Bottom Rules->Bottom 10%

conditional-formating-excel-2

 3. Избираме подходящ цвят (в случая зелен), за да покажем най-ниска цена.

условно форматиране ексел

4. Така маркирана областта, само копираме форматирането с помощта на Format painter. Напомням, че тази команда работи с двойно щракване върху бутона.

a. Областта D2:G2 е маркирана
b. Щракваме два пъти върху Format Painter
c. Щракваме последователно върху D3, D4, D5… и т.н., за да се пренесе формата.

условно форматиране ексел

Tip: След като пренесете формата на около 10 реда, може да маркирате по- голяма област и да копирате формата на по-голямата област, за да пренесете по-бързо форматирането.

conditional-formatting-exce

Така данните са форматирани. Остава да направим бърз списък с продуктите за различните доставчици. Оказва се, че и това е много лесно, ако използвате някоя от версиите на Excel след 2007. Просто филтрираме.

excel conditional formatting

Така от Доставчик 1, ще поръчаме следните продукти:

conditional-formatting

А от Доставчик 2 , ще поръчаме следните продукти:
условно форматиране ексел

В обученията и консултациите, които предлагаме, разглеждаме още много интересни казуси, свързани с условно форматиране.
Например: Как да се оцветят дати, които имат връзка с днешен ден. Ако сте HR, може да го използвате да Ви напомня за изтичащи договори, които трябва да подновите. Ако работите в склад, може да го използвате да следите срок на годност на продуктите си.

Тези и още много tips and tricks, и решения, които ще улеснят вашия бизнес може да получите, като се свържете с ITraining.

Още публикации по темата: