„Проектът е “проблем”, който трябва да бъде решен по план” Дж.М.Джуран
Основните фази при управление на проект могат условно да се опишат по следния начин: Initiating, Planning, Executing, Closing. Казвам условно, защото с всеки изминал ден терминологията се променя и между изброените по-горе фази вече съществуват и такива и като Managing and Controlling и др..
В тази статия ще разгледам главните фази и ще опиша къде, в коя фаза и как може да се намеси Microsoft Project при управлението на проекти. Къде е мястото на Microsoft Project във всяка от фазите? Как да използваме Microsoft Project по-ефективно?
Първата фаза е Initiating (Планиране).
Основните дейности, които се извършават в тази фаза са определяне на целите на проекта и взимане на решение. Тук се задават основни параметри, като краен срок, бюджет и краен продукт. Определят се заинтересованите лица.
Къде е мястото на Microsoft Project във фаза Initiating?
Тази фаза е свързана предимно с човешки решения и Microsoft Project има съвсем малка намеса. Microsoft Project може да се намеси в края на тази фаза, а имено когато вече имаме решение и това решение може да бъде документирано с помощта на Microsoft Project.
Един от основните прозорци за задаване на такава информация, свързана с фаза Initiating е описан на фигура 1:
Figure 1: Project Information
Фигура 1 представлява прозорец Project Information, в който се задава начална или крайна дата на проекта (не е възможно задаването и на двете дати). В случай, че е зададена начална дата на проекта, в следващата фаза се описват задачите и тяхната продължителност, връзките между тях и в зависимост от това се определя автоматично крайната дата на проекта. Възможно е и така нареченото обратно планиране – задаване на крайна дата и с поредица от връзки и продължителност между задачите се установява кога да стартира проекта.
Втората фаза е Planning (Подготовка).
В тази фаза подробно се описва всяка една задача.Задава се продължителност на задачите, описват се ресурси. Описва се кой каква задача ще изпълнява. Реално тук се разписва подробно план за изпълнение на проекта.
Къде е мястото на Microsoft Project във фаза Planning?
Microsoft Project участва най-активно в тази фаза. Тук имаме най-голяма нужда от него. В изглед Gantt Chart описваме всяка една задача, степенуваме я, определяме главни и второстепенни задачи. Определяме продължителност на всички задачи и казваме в какъв ред да бъдат изпълнявани. Това става лесно с помощта на Microsoft Project. Разбира се, може да се направи и с Microsoft Excel, но времето което е нужно, е три пъти повече от това за разписване на плана с Microsoft Project.
На фигура 2 е показан изглед Gantt Chart – основен изглед за работа с Microsoft Project.
Figure 2: Изглед Gantt Chart
Приключване на планирането се узаконява със запазване на така наречената Base line (Базова линия). Наличието на такава показва, че ние сме приключили с планирането и нашия проект може да започне работа по изпълнението. Много курсисти ме питат какво се случва, ако искат нещо да променят в плана? Има ли възможност да се коригира Base line? Всяка базова линия може да се презаписва (без да се пази копие на съществуващата), а може и да се запазват 10 нови (като се пази копие на съществуващата). Запазването на Base line е много важна част от планирането, защото тя обявява неговия край и дава възможност впоследствие да се проверява, как се движи изпълнението на плана.
Следващата Фаза е Executing (Изпълнение).
Тази фаза e свързана със самото изпълнение на проекта. Според разписания план се изпълняват поредица от задачи. В реални условия винаги има отклонение спрямо създадения план, но при по-опитните проджект мениджъри това отклонение е сравнително малко спрямо плана. На етап Executing участниците в проекта се събират (обикновено веднъж седмично), обсъждат вече изпълнената работа, както и предстоящите задачи.
Къде е мястото на Microsoft Project във фаза Executing?
В Microsoft Project се отбелязва извършената работа и лесно се проверява как се движи изпълнението на проекта благодарение на запазената в предишната фаза базова линия. Microsoft Project има за цел в тази фаза да ни помогне като ни ориентира, дали всичко е в норма. Имаме ли закъснение или избързване на някои от задачите.
Последната фаза е Closing (Приключване)
Тук Microsoft Project е много удобен с наличието на голям набор отчети, които ни предоставя. Разбира се, тези отчети могат да се използват не само във фаза приключване, а също така и във фаза изпълнение. С големия набор визуални отчети (Visual Reports) може да следим интересна информация за изпълнението на проекта като приключили задачи, кой каква задача изпълнява, колко струва дадена задача или ресурс и много други. Визуалните отчети са включени след версия Microsoft Project 2007 и представляват експорт към Microsoft Excel 2007/2010 или към Microsoft Visio 2007/2010.
