Microsoft обучениe и професионални IT консултации за всеки бизнес

Документът е изработен с помощта на Visual Basic за Microsoft Excel

Преди време ме помолиха да създам фактура в Microsoft Excel. Идеята дойде от клиент, който разполага с мощен софтуер за обработка на счетоводна информация, но имаше необходимост към 20 негови клиенти, да изпраща фактура няколко пъти на седмица. Тези клиенти бяха едни и същи, поръчките бяха едни и същи, само количествата и крайната сума се различаваха до известна степен. Така създадох фактура, като използвах шаблон от сайта на Microsoft, допълних го с няколко реда код на VBA (Visual Basic for Application), малко формули, валидирани данни, и защитен лист.

Файлът, който може да изтеглите безплатно, представлява електронна фактура в Microsoft Excel с макроси.

Документът съдържа 4 работни листа: Invoice, Clients, GenerateInvoice и YourData.
Първият работен лист е самата бланка за фактура, където може да се избира клиент за когото е предназначена. Вторият работен лист служи за база данни, в която се въвеждат клиентите, а третият създава списък – информация, с номер на издадената фактура, дата на издаването й и към кой клиент е издадена. Последният работен лист е помощ за извеждане на вашите данни.
Файлът е направен така, че при отваряне, автоматично да се сменя номера на фактурата, но в случай на нужда може да се коригира и ръчно. Също така автоматично се въвежда текущата дата.

Още при отваряне, първо трябва да се позволи използването на макроси:

Фактурата съдържа раздел Получател.

Това са клиенти, чиито данни са въведени предварително във втория работен лист: Clients. Зададена е валидация, с помощта на Data Validation, която използва област с име clients от работен лист Clients.

След като вече са въведени данни за получателя в работен лист Clients, при избирането му от падащата стрелка, се променят и данните за него като град, адрес, МОЛ, банка и всичко, което е необходимо с помощта на функцията VLOOKUP.

vba-excel

Секцията Доставчик е статична. В нея се въвеждат нашите данни и единственото, което би могло да се променя са банковите сметки. Така въвеждаме в работел лист YourData, нашите данни като банкови сметки, BIC и каквото е необходимо, след което може да сменяме данните в раздел доставчик, като избираме от падащата стрелка IBAN, а полетата с банка и BIC се въвеждат сами, отново с помощта на функцията VLOOKUP.

Следва раздел с продукти и услуги, където описваме стоката, количеството и единичната цена. Там с обикновени формули се изчислява сумата и се въвежда крайната стойност за плащане с думи автоматично.
Остава да се подаде информация, ако е необходимо за неначисляване на ДДС или Основание, определящо стоката като ново ПС и вид на плащане, където отново с падащ списък се избира съответната стойност. Последните са заложени като данни в работен лист YourData.
При запазване на файла се създава запис в работен лист GenerateInvoice, който носи информация за номера на фактурата, дата на издаване, към кой клиент и за каква сума е.

Работен лист Invoice e защитен, но не е въведена парола. Целта е да се избират само клетки, в които може да се въвежда информация, за да не се губи време, както и за да се разбере къде потребителя има възможност да въвежда информация и къде няма. За да се получи този ефект:
1. Всички клетки, в които може да се въвежда информация са отключени: Format Cells – >Protection-> Locked няма отметка.
2. При избирането на команда Protect Sheet е премахната отметката Select Locked Cells.

Безплатната електронна фактура може да изтеглите оттук:

excel-vba

 

Както споменах и в началото, всеки би могъл да направи такъв документ, само трябва да знае как се работи с елементарни формули, с Vlookup, Data Validation, Protect Sheet. А който не знае или има нужда от помощ, нека да се свърже с мен.

Допълнение: 

За да можете да редактирате съдържанието във фактурата, трябва да махнете защитата. Ако използвате Microsoft Excel 2003, изберете Tools->Protection->Protect Sheet. Така ще премахнете защитата и ще може да промените каквото искате. След това включете защитата по обратния път.
Ако използвате Microsoft Excel 2007/2010 или 2013, следвайте Review->UnprotectSheet.

Ако желаете да използвате фактурата с ДДС – в клетката I31(срещу „ДДС“) напишете следната формула: =I30*20%

И разбира се, ако правите фактура с ДДС не забравяйте да изтриете редове 44 и 45

A всички, които се интересуват от VBA и Microsoft Excel, ако желаят могат да закупят последната ми книга „VBA for Microsoft Excel“.

ITraining
Privacy Overview

This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognising you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.