Документът е изработен с помощта на Visual Basic за Microsoft Excel
Преди време ме помолиха да създам фактура в Microsoft Excel. Идеята дойде от клиент, който разполага с мощен софтуер за обработка на счетоводна информация, но имаше необходимост към 20 негови клиенти, да изпраща фактура няколко пъти на седмица. Тези клиенти бяха едни и същи, поръчките бяха едни и същи, само количествата и крайната сума се различаваха до известна степен. Така създадох фактура, като използвах шаблон от сайта на Microsoft, допълних го с няколко реда код на VBA (Visual Basic for Application), малко формули, валидирани данни, и защитен лист.
Файлът, който може да изтеглите безплатно, представлява електронна фактура в Microsoft Excel с макроси.
Документът съдържа 4 работни листа: Invoice, Clients, GenerateInvoice и YourData.
Първият работен лист е самата бланка за фактура, където може да се избира клиент за когото е предназначена. Вторият работен лист служи за база данни, в която се въвеждат клиентите, а третият създава списък – информация, с номер на издадената фактура, дата на издаването й и към кой клиент е издадена. Последният работен лист е помощ за извеждане на вашите данни.
Файлът е направен така, че при отваряне, автоматично да се сменя номера на фактурата, но в случай на нужда може да се коригира и ръчно. Също така автоматично се въвежда текущата дата.
Още при отваряне, първо трябва да се позволи използването на макроси:
Фактурата съдържа раздел Получател.
Това са клиенти, чиито данни са въведени предварително във втория работен лист: Clients. Зададена е валидация, с помощта на Data Validation, която използва област с име clients от работен лист Clients.
След като вече са въведени данни за получателя в работен лист Clients, при избирането му от падащата стрелка, се променят и данните за него като град, адрес, МОЛ, банка и всичко, което е необходимо с помощта на функцията VLOOKUP.
Секцията Доставчик е статична. В нея се въвеждат нашите данни и единственото, което би могло да се променя са банковите сметки. Така въвеждаме в работел лист YourData, нашите данни като банкови сметки, BIC и каквото е необходимо, след което може да сменяме данните в раздел доставчик, като избираме от падащата стрелка IBAN, а полетата с банка и BIC се въвеждат сами, отново с помощта на функцията VLOOKUP.
Следва раздел с продукти и услуги, където описваме стоката, количеството и единичната цена. Там с обикновени формули се изчислява сумата и се въвежда крайната стойност за плащане с думи автоматично.
Остава да се подаде информация, ако е необходимо за неначисляване на ДДС или Основание, определящо стоката като ново ПС и вид на плащане, където отново с падащ списък се избира съответната стойност. Последните са заложени като данни в работен лист YourData.
При запазване на файла се създава запис в работен лист GenerateInvoice, който носи информация за номера на фактурата, дата на издаване, към кой клиент и за каква сума е.
Работен лист Invoice e защитен, но не е въведена парола. Целта е да се избират само клетки, в които може да се въвежда информация, за да не се губи време, както и за да се разбере къде потребителя има възможност да въвежда информация и къде няма. За да се получи този ефект:
1. Всички клетки, в които може да се въвежда информация са отключени: Format Cells – >Protection-> Locked няма отметка.
2. При избирането на команда Protect Sheet е премахната отметката Select Locked Cells.
Безплатната електронна фактура може да изтеглите оттук:
Както споменах и в началото, всеки би могъл да направи такъв документ, само трябва да знае как се работи с елементарни формули, с Vlookup, Data Validation, Protect Sheet. А който не знае или има нужда от помощ, нека да се свърже с мен.
Допълнение:
За да можете да редактирате съдържанието във фактурата, трябва да махнете защитата. Ако използвате Microsoft Excel 2003, изберете Tools->Protection->Protect Sheet. Така ще премахнете защитата и ще може да промените каквото искате. След това включете защитата по обратния път.
Ако използвате Microsoft Excel 2007/2010 или 2013, следвайте Review->UnprotectSheet.
Ако желаете да използвате фактурата с ДДС – в клетката I31(срещу „ДДС“) напишете следната формула: =I30*20%
И разбира се, ако правите фактура с ДДС не забравяйте да изтриете редове 44 и 45