Microsoft обучениe и професионални IT консултации за всеки бизнес

Ако искаме да разделим съдържанието на една колона / клетка в Microsoft Excel, да се позиционира в няколко такива, може да използваме текстови функции или само една команда, която да направи това.
Text to Columns е команда – помощник, който ни превежда през нужните стъпки.
В примерът по-долу имаме имената на хора, които са позиционирани в една колона, а искаме да разделим всяко от имената им да бъде записано в отделни:

excel-text-to-columns

Фиг.1 – кликнете за по-голямо изображение

За да постигнем това използваме следните стъпки:

1. Маркираме колоната А, където се намират всички имена

excel-columns

Фиг.2 – кликнете за по-голямо изображение

2. От Data->Text to Columns

Тук трябва да преценим дали текста, който ще разделяме е с точно фиксирана дължина или има някакъв разделител, на базата на който ще се обособят колоните. В повечето случаи избираме Delimited, което означава, че имаме някакъв общ разделител между отделните колони. В нашия случай този разделител е интервала между имената. Fixed width се използва в случай, че данните, които имаме са с еднаква дължина като брой символи на текста, които трябва да влязат във всяка една колона. Например пощенски кодове или телефонни номера или ЕГН-та. Тези данни имат равен брой символи.

 

excel-data

Фиг.3 – кликнете за по-голямо изображение3. Избираме Next, при което се отваря следващата стъпка 2 на помощника. На тази стъпка слагаме отметка на нужния разделител. В нашия случай – интервал (space). Отметката на Tab е включена по подразбиране и не е нужно да я махаме, освен ако имаме табулации, които биха повлияли на данните при разделяне. В нашия случай нямаме табулации. Другите отметки се използват когато е използван е клавиш tab от клавиатурата за въвеждане на информацията или системата, която е подала данните ги е експортирала с такъв разделител:

a. Табулации (Tab)
b. Точка и запетая (Semicolon)
c. Запетая (Comma)
d. Интервал (Space)
e. Other

excel-wizard

Фиг.4 – кликнете за по-голямо изображение

4. На следващата стъпка се отваря последния прозорец на помощника:

text to columns

Фиг.5 – кликнете за по-голямо изображение

В него определяме къде да се позиционират разделените данни, както и какъв тип са данните във всяка една колона. В случай, че искаме в колона А да останат целите имена, а в колони от B до D да бъдат поставени разделените имена, то трябва в полето Destination да изберем клетка B3.

excel-columns

Фиг.6 – кликнете за по-голямо изображение

Tip: Версия 2013 на Microsoft Excel ни предлага един много практичен заместител на тази функция, която се нарича Flash Fill. При нея изписваме само името на първия участник в списъка. Започваме с изписването на втория и Excel ни предлага сам да го допише. След натискане на Enter, се въвеждат всички имена в списъка. За да използваме тази функция, то данните ни трябва да бъдат в обект таблица.

excel-2013

Фиг.7 – кликнете за по-голямо изображение

A ако се интересувате от обратния процес – как да обединим съдържанието в Excel от няколко клетки/колони – в една, прочетете тази статия.

 

ITraining
Privacy Overview

This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognising you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.