Ако искаме да разделим съдържанието на една колона / клетка в Microsoft Excel, да се позиционира в няколко такива, може да използваме текстови функции или само една команда, която да направи това.
Text to Columns е команда – помощник, който ни превежда през нужните стъпки.
В примерът по-долу имаме имената на хора, които са позиционирани в една колона, а искаме да разделим всяко от имената им да бъде записано в отделни:
Фиг.1 – кликнете за по-голямо изображение
За да постигнем това използваме следните стъпки:
1. Маркираме колоната А, където се намират всички имена
Фиг.2 – кликнете за по-голямо изображение
2. От Data->Text to Columns
Тук трябва да преценим дали текста, който ще разделяме е с точно фиксирана дължина или има някакъв разделител, на базата на който ще се обособят колоните. В повечето случаи избираме Delimited, което означава, че имаме някакъв общ разделител между отделните колони. В нашия случай този разделител е интервала между имената. Fixed width се използва в случай, че данните, които имаме са с еднаква дължина като брой символи на текста, които трябва да влязат във всяка една колона. Например пощенски кодове или телефонни номера или ЕГН-та. Тези данни имат равен брой символи.
Фиг.3 – кликнете за по-голямо изображение3. Избираме Next, при което се отваря следващата стъпка 2 на помощника. На тази стъпка слагаме отметка на нужния разделител. В нашия случай – интервал (space). Отметката на Tab е включена по подразбиране и не е нужно да я махаме, освен ако имаме табулации, които биха повлияли на данните при разделяне. В нашия случай нямаме табулации. Другите отметки се използват когато е използван е клавиш tab от клавиатурата за въвеждане на информацията или системата, която е подала данните ги е експортирала с такъв разделител:
a. Табулации (Tab)
b. Точка и запетая (Semicolon)
c. Запетая (Comma)
d. Интервал (Space)
e. Other
Фиг.4 – кликнете за по-голямо изображение
4. На следващата стъпка се отваря последния прозорец на помощника:
Фиг.5 – кликнете за по-голямо изображение
В него определяме къде да се позиционират разделените данни, както и какъв тип са данните във всяка една колона. В случай, че искаме в колона А да останат целите имена, а в колони от B до D да бъдат поставени разделените имена, то трябва в полето Destination да изберем клетка B3.
Фиг.6 – кликнете за по-голямо изображение
Tip: Версия 2013 на Microsoft Excel ни предлага един много практичен заместител на тази функция, която се нарича Flash Fill. При нея изписваме само името на първия участник в списъка. Започваме с изписването на втория и Excel ни предлага сам да го допише. След натискане на Enter, се въвеждат всички имена в списъка. За да използваме тази функция, то данните ни трябва да бъдат в обект таблица.
Фиг.7 – кликнете за по-голямо изображение
A ако се интересувате от обратния процес – как да обединим съдържанието в Excel от няколко клетки/колони – в една, прочетете тази статия.
